領収書ってどうやって保管するんだっけ?の自分なりの解

今月はわたくし個人の財布からは、結構な金額が出て行っています。何かと入り用な出費が多くて、そのペースについついつられて無駄遣いもしてしまっているようです。家計簿をつけてはおりますが、慌ただしい日が2、3日続くと、どうしても放ったらかしにしてしまって、財布の中にレシートを溜めこんでしまいます。こういうのは毎日こつこつと処理しなければ後々大変なんですよね。

そのレシートも、個人の買い物と会社の買い物がごちゃ混ぜになってしまうことは避けなければいけないので、きちんと整理ができるようにしておかないといけません。幸いにも今月は、会社としての出費はほとんど無いのでOKですが、繁忙期ともなれば注意を払うようにしています。

とにかくまずは、個人の買い物か会社の買い物かをはっきりさせて分ける。個人のものは家計簿に入力したら、現金支払いのレシートは捨てる。クレジット払いの控えはカード会社ごとに分けて封筒に入れ、明細書が送付されるまで保管し、支払が終わったら破棄する。そして会社のものは、早めに会計ソフトに入力して全て保管する、という自分なりの原則は必ず守るようにしています。

ただ、会社のものは全て保管する、と言うのは解っているのですが、どのように保管するべきなのかは理解しておりませんでした。法律の関係で7年は保管義務があるということは知っていたのですが、それには何か決まった様式などがあるのかどうか、相談する税理士さんもいないわたくしには知る由もありませんでした。なので、昨年度分は月ごとにクリップで留めて大きな封筒に投げ込んでいて、今期に入ってからはとりあえず引き出しに放り込んでいたものが溢れそうになる始末。

そして、例によってGoogle先生のご紹介によって沢山の先達の皆様のBlogなどを拝見するに、実は昨年度分の領収書保管方法は間違いではなかったということが発覚しました。もっと言うと、別に決まったやり方なんてないのだそうです。月別に封筒に小分けしてもOK。クリアファイルに入れてもOK。ホッチキスで綴じても、穴をあけて紐で綴じてもOK。

とにかく、きちんと帳簿に記入しておいたなら、領収書そのものを見返すのは7年の間に税務調査が入ったときだけ、なのだそうです。その調査の時には、証拠として提出を求められれば原本である領収書を見せなければなりませんが、その際にぱっと探し出せるように管理しておけばいいのだということです。

弊社の現状では年間にもらう領収書もたいした枚数でないので、クリップ止めでも充分なのですが、外れて紛失してしまうという可能性があることを考えると、今年度分はもう少しきちっと整理しようと思いました。ので、早速100円ショップでこんなものを買ってみましたよ。

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  • コピー用紙
  • フラットファイル
  • 2穴パンチ
  • スティック糊

どれも、持ってなかったのかよ!とツッコミが入るような物ばかりですね。

それで、どのように整理するかと言うと、領収書に糊をつける。コピー用紙に貼る。少しずらして次の領収書を重ねて貼る。

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穴をあける。ファイルに綴じる。

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そして次の月の分は別の紙にまた、同じように始めから貼っていく。それが決算月まで揃ったら今年度分の領収書保存帳の出来上がりです。

ちなみに、糊は最近流行のテープ糊をお薦めしている方が多いようですが、わたくしは使い慣れたスティック糊で。この消えいろPitは塗ったところが青くなり、くっつけて乾くと色が消えるので使いやすく好きです。

また、コピー用紙の代わりにいわゆる裏紙を使う方法を薦めているサイトもあり経済的だと思いますが、弊社では単に裏紙がほとんど生じないので購入したまでです。本来はそれも500枚束くらいのが安いのですが、それさえも現状では持て余してしまうので、無駄な在庫を持たないという観点での敢えて割高な100枚入りです。まあいろんな会社のいろんな事情に合わせて、領収書の保管方法もそれぞれのやり方でどうぞってことですね。

では領収書が本気で溢れ出す前に急いで今年度分をやっつけたいと思います。

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